商业外包：把卖主挑选过程简单化

||2005-12-29

　　现代的公司为了在今天竞争激烈的市场上获得成功，大多依靠各种商务外包服务，所以选择一个外包服务的好卖主的过程如今也和开发新产品一样重要了。

　　产品和服务的选择是由成本、要求、总体质量、供应商的稳定性、市场时效性和已经成惯例的合作伙伴来决定的。而去批准这个选择过程最后到购买，却经常是涉及到多个标准、多个主张，所以要求设立一个所包含的范围广泛的小组来管理这个过程。

　　建立一个可重复评估的过程是必不可少的，并且为你的公司开发一个这样的过程并不是像大多数人想象的那么难。值得为此付出时间和努力，这个让你为某笔交易挑选适合的卖主的过程可以分为四步来进行。

　　基于成本标准的评估过程取得成功的关键是：所涉及的产品或是服务是一个无差别的提供物（比如说长途电话服务）。但当评估有所差异的提供物时，整个过程就变得很难决定，很难找到一家公司能够提供一个一目了然的，适合你公司方方面面的，非常出众的解决方案。

　　在这种情况下，除了成本以外，我们还要考虑其他的有关评估标准，诸如：功能性、使用轻松性、公司历史、财务状况和附加价值服务。

　　四步式操作程序

　　对产品和服务的成熟评估可以由四个步骤来实现：

　　评估商业需求；

　　询问和评定所供应物；

　　和卖主见面和“概念”检验；

　　谈判。

　　第一步——评估商业需求：这是一个比较难的问题，你需要依照以下的连续步骤来进行贯彻执行：

　　你在寻找的是什么样的需求才是让你满意的？

　　你将会使用什么类型的评估方法？

　　你的生意的本性、技术要求和可用性要求是什么？

　　你怎么来为你的评估打分？

　　评估小组的组员应该是来自所有重要的股东集团的代表们。这使整个过程的开展能够很清晰地反馈给股东们，并且也能使整个讨论平衡些。

　　建立一套基本的评分标准和制作一个基本的记分表是所有评估方式都默认的基础方法。一套好的初级评分标准是：商业要求、技术要求、TCO、可用性和卖主健康状况。

　　但是这只是一个好的开始，要把这个开始转变为一个可以重复使用的方法模块，你需要在评估过程中给多功能结合的评估小组更多的信心。你接下来需要讨论的是已经被给出来的评估，从最前面的过程开始，不能放过其中的任何背离，这样才能增加评估的透明度，并且来鉴定是否可以产生买进的最终决定，以此才能成功地把评估、选择推到执行阶段。

　　第二步——询问和评定所供应物：一旦你理解了你的评估小组所需的工作要求和你是怎样来给你所评估的卖主打分，那么下一步就是来把所有的必要信息集中在一起，用它们来填满你的记分表了。然后做出一个卖主候选人的名单以供逐个与他们见面，并且如果有必要的话，再做一个“概念”检验的活动表。

　　假设你有多个选择，考虑你是否需要发一封信息询问请求书（RFI）？你是否对市场有一个很牢靠的理解？你是否确实是和有限的几个潜在卖主（而不是一大堆）在打交道？你是否已经准备好接受他们的议案？

　　如果对于所有这些问题你的答案都是“是的”，那么也许你就能够直接给你的那几个潜在卖主每人都发一封议案请求书（RFP）。通常的情况是，卖主多会对那些要求计量的和明确预算的议案请求书进行答复，而不答复那种只大概要求信息的请求书。

　　在你获得所需的信息之后，尽可能地用它们填满你的记分表。你的目的是想找出是否有任何一家卖主没有达到你的必要要求。

　　评估有哪一家卖主需要从考虑的名单中剔除，并说明为什么。最后，和评估小组一起工作并一起来做出最后的卖主候选名单，也要说明为什么选择这几家。把每个细节都记录下来，以便于评估小组有清晰的逻辑理由来支持最后决定的名单。

　　第三步——和卖主见面并检验计划：一旦评估小组手中有了最终的卖主名单，应该尽快地邀请卖主见面，并制定一个见面时间表。

　　所有的卖主都需要一个提前准备好的议程，并且评估小组的每一个成员应该尽可能参加每一次见面会。如果评估涉及了一个程序或是一项技术，那么还需要把“概念”检验作为和卖主见面会中的一个步骤。

　　所以我们一直需要一个包含了“卖主见面会”这一栏的评估记分表。可以用小狗或是小马的标记来作为评判，这一点是很重要的，因为他们代表了卖主的性格特点，以及他们对你所委托事项的可靠度。

　　第四步——谈判：在卖主见面会结束后，评估小组的所有关于卖主的问题都应该已经找到答案了，那么评估小组就可以挑选最后进入决赛的选手来进行谈判了。

　　使用记分表来做决定。一般来说，先根据所提供的价格来对记分表上的卖主进行第一道筛选是比较简单的。然后再返回来看已经不用再考虑价格的、更简单一些的记分表来进行筛选，最后和很少的、剩下的卖主再继续谈判步骤。

　　一些公司喜欢先从整个的记分表入手，然后最后一步才来看谁的价格比较合理，但是这就会把在评估小组把最后选定的卖主名单交到采购部手中之前的整个过程拖长。因为评估小组把最终的价格作为了记分表上的最后一个元素来考虑。

　　对于最终买进的执行命令的产生，评估小组对更广的股东集团解释最后的记分表并且回答有可能关于所推荐的卖主的任何问题的必要性是非常重要的。

　　对商品和服务做恰当的评估对企业来说是可以节省时间和资金的。为评估来使用一个灵活的并可以重复使用的方法模块将让所有股东集团大舒一口气，来信任评估是公平并完整的，而这样的评估将会给项目最终的正确性并为其取得成功。

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