初为项目经理的工作步骤

||2005-06-06

你受指派负责一个项目，过去你没有这样的经验，你的专业知识也和项目内容没有太大的关系。究竟如何才能确保这个项目成功推动？ 你被指派负责一项具高度挑战的项目，可能是负责一宗购并案、推出新产品，或执行新

然而，身为一名项目经理人，过去你可能没有任何类似的经验，而你的专业知识也与所负责的项目相去甚远。在这样的情况下，你如何成功推动项目？

在去年出版的「项目管理ΜＢＡ」（The Project Managers MBA）一书中，作者科汉（Dennis J. Cohen）与葛拉汉（Robert J. Graham）指出，成功的项目经理人需要具备几项重要的知识与技能，其中包含了解企业策略、如何提升项目成效、了解顾客等；另外，项目经理应将项目视为一个新创事业，将自己的角色转换成一名创业家，了解企业如何为股东、顾客与企业本身创造价值。

首先，在推动项目之前，项目经理必须先了解企业策略，让项目和企业策略结合。

企业策略如同方向盘，让项目的推行有焦点，不致偏离轨道。举例来说，如果企业的策略着重在强化产品龙头地位，新产品研发的项目就不会把焦点集中于顾客服务，而会把目标放在产品的创新与速度上。如果项目经理人不了解企业策略，很容易就会将项目导入与企业策略相反的方向，最后徒劳无功。

企业策略大致有三类：建立顾客亲密关系、卓越营运，与产品领导。企业应特别强化其中一类，但是在其余两类也要达到产业一般水准。例如，以卓越营运为企业目标的企业，讲求的是效率与数量。麦当劳就是其中的范例。全球麦当劳几乎都一模一样，顾客不论走到哪里，都可以有相同的期待；着重于产品领导的企业，它的目标顾客则是创新的拥护者，因此他们会要求，产品要最好、最新的。当项目经理人清楚公司的策略，在推动项目的过程才不会偏离轨道，追求和公司不一样的方向，导致事倍功半。

其次，如何提升项目的成效？在回答这个问题之前，先要从评估的标准着手。一般而言，项目成效评估的重点有三：项目推行的速度、品质，以及它所产生的价值。

通常，一个项目从概念形成到项目结束，称为项目循环时间（project cycle time），这个时间愈短，企业就愈快享有项目产生的价值，投资也愈快得到回收。因此，缩短项目循环时间，可以为企业增加现金流量、减少项目投资，同时增加经济价值。然而，如何在控制成本的同时，又兼顾品质及缩短项目循环时间？以下有六个原则可供参考：

一、选派训练有素的项目经理人。
选择项目经理人时，不可以因为他是技术背景出身，就委派他为项目经理人。项目经理人必须充满热忱，受过训练，因为他要为项目成败负责。

二、迅速建立标准程序。
建立项目标准程序的速度要快，但不需要完善。不完善的标准程序可以让问题凸显出来，进而加速形成解决问题的方案。

三、组织核心团队。
项目团队应该由跨部门的人员组成。由于团队成员来自不同的部门，因此当问题发生时，可以获得不同部门的意见和奥援，有效解决问题。同时应该注意的是，项目成员还应该包含终端使用者或顾客。核心成员必须有始有终地参与。

四、确保团队成员全职负责项目。
为了加速项目的完成，团队成员应该一次只负责一项项目，避免同时负责多项项目，削弱力量。

五、团队成员最好避免分处各地。
团队成员应该在同一个区域工作，彼此的沟通协调较容易。

六、高阶主管的支持。
项目失败通常是因为高阶主管没有参与。项目一旦开始推行，高阶主管负有全程参与的责任。

此外，在必要的时候，为了准时达成项目目标，企业应增加额外投资。麦肯锡顾问公司曾经分析，推出新产品时，如果项目时间拖延相当于产品生命周期百分之十，潜在利润的损失可能就高达三○％；但是，若项目超出百分之五十的预算，产品能准时上市，则潜在利润的损失可能只有三％。

另外，在推动项目的过程中，必须时时刻刻谨记顾客的需求。举例来说，新产品研发的项目是为了满足外在顾客的需求；但某些科技项目的推行，则是为了提升内部员工的工作效率。不论项目对内或对外，项目经理人都得先了解目标顾客是谁，他们有什么需求，才可能达成项目的成效。

然而在了解顾客之前，先得掌握市场趋势。很多项目经理人都有一个错误的认知，认为「新品一推出，就会有人买。」事实证明，这是错误的观念。摩托罗拉的铱计划就是典型的例子，这项透过卫星提供通讯的服务，最后证明没有市场。为了避免类似事件的发生，项目团队必需纳入行销人员，以便掌握市场。

来源：MYPM

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