做优秀投诉处理员

客户世界 | 2015年7月12日 | 客世原创 | 评论已关闭 | 1464

客户世界|赵孟季|2009-06-12

客户服务中的投诉问题，是每一位客户服务从业人员必须面对的工作内容，在起初从事客户服务投诉处理工作时，很多人都会对自己将要面对的工作产生恐惧心理，这样的恐惧并非来自于对投诉客户的惧怕，而是缘于投诉处理人员对于自身投诉处理能力的信心缺失。众多客户服务中心很少组织专门针对投诉处理人员的培训与辅导，认为投诉处理结果良好就可以，殊不知投诉处理过程是导致投诉处理结果的关键，虽然很多投诉看似有了结果，仅仅是问题有了结果，并非投诉有了结果。

目前，所有的客户服务中心都面临着优秀投诉处理员紧缺的现象，大多投诉不能放权于一线投诉处理员，很多客户服务中心管理者在进行中心管理的同时也兼任着重要投诉处理的重任，走进很多客户服务中心，总能发现管理人员拿起电话给客户回复的情景，小至班组长，大到中心主管，当投诉处理结束后，就会有一个问题不约而同地困扰着他们，为什么自己身边没有一位能够化险为夷、灵活规范处理投诉的投诉处理员呢？

投诉处理技能的关键是灵活处理客户投诉。在给客户服务人员培训中，怎么样把多年积累的经验明确的阐述给他们，并能保证他们灵活运用的问题也一直困扰着我，告诉服务人员可以在处理投诉问题时放弃部分服务标准，体现对客户的尊重，灵活受理。结果会变成在处理客户投诉的录音里，我们仿佛走在繁闹的菜市场，言辞激烈，直白的讨价还价等等。

投诉处理过程中的灵活处理是讲究经验和方法的，这里的灵活指在服务规范范围内的灵活。培训一线服务人员的课程中，告诉客户服务人员在服务规范的实际运用过程中，是可以结合客户自身特点和即时问题的特殊性来处理的。规范就是一个矩形，而灵活度是以矩形最短的边为直径画的圆，你可以将客户意愿放置在圆内的任何一个地方，但没有必要依据自己意愿必须将客户放在某一方。

处理客户投诉和进行直复营销有着相同之处，客户打来电话都有一个共同的目的，就是从接线人这里得到一些自己认为合理的东西。区别在于，销售电话谈不拢客户将选择其它购买渠道，而投诉电话在处理不好的时候，客户的愤怒会增加，会导致不断的投诉，甚至产生极其严重的社会影响。

客户抱着期望与投诉意愿开始了他的投诉之路，就如同图上的绿点。每一位客户希望从投诉处理员这里得到的都是不同的答案，投诉处理员如何从圆心出发，在最短时间内与客户意愿重合，在客户意愿如星星般跳跃、闪动之前抓住它，投诉处理就成功了。

首先，不能触及客户投诉底线。

相信很多客户服务部门都会工作中遇到这样的客户，客户义愤填膺的打来电话，拒绝和一线服务人员进行沟通，或是沟通一段时间后断然选择更换处理人员，其原因无非是一线投诉处理人员没有抓住客户意愿，凭借教条知识在处理问题，结果客户发现和自己的想法南辕北辙，相信换成谁，都会有和牛弹琴的感觉。

分析了客户投诉处理不好的原因，看一下怎么样灵活处理客户投诉。做优秀的投诉处理员，需要首先学会做一名合格的心理分析师，这个名词听起来有些吓人，但道理是相通的，投诉处理员不是心理分析师，自然不能准确把握客户心理趋向，但要明确客户的投诉底线是什么，一个客户打来电话表示自己不满遭遇，要求合理赔偿，赔偿是附属的，带有商榷性，而投诉处理员甚至没有给客户商榷的余地，一口否决了客户的要求，这样就触及了客户投诉的心理底线。

其实客户和投诉处理员一样，当在接通这通电话之前，大多会考虑结果如何，他会给自己准备很多答案，甚至包括处理警戒线冲破的答案。底线只有一个，期望值也只有一个，投诉处理人员如何能在期望值和底线之间寻找到客户认同的处理点，就是投诉处理员灵活度的体现了。

其次,明确分析客户投诉目的与客户类型。

客户类型的种类有很多种，按照性格类型简单分类可以有理性和感性之分。感性客户追求过程，而理性客户追求结果。按照投诉问题来分，也可以简单分为合理投诉和不合理投诉，不合理投诉中有一种是因为服务人员解释不当造成的，还有一种是客户恶意投诉，第二种类型客户对于小型客户服务中心而言很少，它随着客户群大小按比例产生的，并且这类投诉，一般不被纳入客户服务中心投诉处理流程。

通过客户类型可以反映出，客户在接受投诉处理时不希望你引导他们进入的区域，对于理性客户而言4就是警戒区域，面对一个理性客户的投诉，如果投诉处理人员一味的安抚客户，逃避客观问题，那么这个客户一定会反感，甚至增加投诉的砝码；相反，面对感性客户，投诉处理的结果是按照流程中规中矩的进行了赔付，事情或许是解决了，但是这个客户心里留下的创伤是没有被治疗的，后果就是客户再后期继续享受相关产品和服务的时候，心有余悸，战战兢兢，就不要说发展客户和有效宣传了。

目标和客户类型是相辅相成的，不同类型的客户有着不同的投诉目标，可能是希望得到对他的尊重与问题的重视，或许是希望得到自己心目中合理的赔偿，无论客户的目标是什么，投诉处理员都不能否定它，所谓尊重客户在现今的客户服务中已经不再是感性客户独享的专利。就如同我们也不希望在董事会中，有一个人在你刚刚发表完看法时立刻将你否决一样。
那么，不否定客户，如何拉回期望值过高的客户呢？

其实方法有很多，优秀的投诉处理员会根据客户的接受程度，组织合适的语言，给客户解释。有两个方法，第一就是为客户套用以往处理惯例，众所周知，在过去没有明文法律的时候，律师是根据历史惯例来处理新问题的，这样的方法在投诉处理中也不妨一试；第二是阐明公司相关规定，在阐明的时候，我们不能照本宣科，传达制度，员工都有可能方案，更何况客户而言呢。要站在制定者的角度解释相关规定，使客户明白合理处理结果是这样的。暗示其应该降低或改变投诉目标。

最后，通过有效的沟通建立信任关系。

同样的话从不同的客户服务代表嘴中说出，给予客户的感受是不同的，我们都知道这是因为服务语音，服务态度和热情主动的原因。在投诉处理中，这些要求显现的并不明显，怎么样把一句简单的描述发挥最大的作用，关键在于建立客户信任。

比如，一个化妆品店的服务员，在客户投诉其产品没有功效后，给予客户合理的解释，但客户似乎还不能满意，随后赠送给客户新产品使用装，客户表示理解便离开了。那么，如果客户投诉，服务人员没有解释，直接予以赠送使用产品，客户会不会认为产品问题本身存在，并且服务人员有敷衍了事之嫌了，结果相同，客户都是拿着新产品使用装离开，但客户为什么有不同的感觉，就是因为服务人员没有与客户建立信任关系。

在处理客户投诉中，建立信任管理，可以使客户相信你的处理结果，并深信这样的处理结果就是到了总裁那里也一样，何不退一步海阔天空呢。

建立客户信任并不容易，特别是在投诉客户那里，投诉客户在打来电话之前就已经将投诉处理员纳入了对立的行列，因为他知道，在他维护自己投诉要求的同时，你也在维护公司利益。

1、表示与他的共同立场（同理心运用）

2、及时沟通或告知处理结果（信守承诺）

3、多使用尊称，表示对问题的重视（体现专业与规范性）

消除客户疑虑，提高客户信任的关键三个因素，罗列出来并不代表有先后顺序，这三方面工作是需要同时注重的。当一个客户反映过来问题，你的规范性服务用语与处理问题的反映能力，是解决客户投诉的第一手法宝，可以消除客户30%的疑虑，增加客户20%的信心度，使其相信你曾经处理过很多类似投诉，并都给予了完美的解决。

一说到表示相同立场，就很容易想起败家子型的投诉处理人员，他会毫无保留的站在客户的位置上为客户解决问题，只要他认为合理的问题，他不会考虑公司相关处理规范，这样的投诉处理方法不可取，前面说过，灵活处理的前提是在整个投诉处理流程与规范范围内部的。表明客户共同立场毕竟只是表明，不是站在客户立场说话，以便你站在客户立场上，不但不能给客户带来信任的感觉，而且会使客户产生怀疑。一名优秀的投诉处理员，应该站在公司的立场上，去充分的理解客户，去积极地处理问题。表示对其遭遇的理解，表示对其要求的部分认同，表示将为其积极快速的解决问题，这些都是同理心的表现，因为客户希望的到倾诉和理解，希望问题能够在他的预期内得到有效的处理。并希望能在处理后及时得到处理结果，甚至提升自己对于问题处理结果的期望，印证在他心目中优秀服务的想法。

优质投诉处理是有时间限制的，客户需要知道处理时间底线，这是一种心理安慰。而我们的服务部分也会给客户投诉处理拟定一个符合自己的时间期限，但在拟定时间期限时，并没有考虑到怎么样使用这个期限起做好投诉处理公司，大多是用它来越是投诉处理人员的工作行为，督促相关部门的协查效率。

投诉处理员在时间限制内，越早的给客户提供有效处理结果，甚至及时地通报处理过程，都会在客户心目中增加其信任度，以处理时限为24小时为例，用一个公式换算：

                             回复时间
              信任度=(1 –                 ) × 100
                          承诺回复时间

通过一个简单的公式，我们可以看出回复时间的重要，通过大量的客户调查，可以通过这个公式得出在特定范围内，客户对回复时间的要求。投诉处理人员回复时间越短，在客户心中建立的信任度越高，会给后期的投诉处理工作带来积极和有效的帮助。

做一名优秀的投诉处理员，需要多年的服务经验和长期的服务理论学习，不仅仅投诉处理专员如此，很多中心的一线服务人员也需要掌握基本的投诉处理知识，投诉是伴随着客户服务衍生的产物，对企业客户服务工作的发展起到关键的作用，良好的投诉处理能力是判断一个客户服务中心服务能力的关键指标，也是评价一位服务处理人员工作能力的重要标准。