海外传真：全球性印刷服务外包的黄金法则
||2009-05-31
【慧聪印刷网】海外外包现在已经成为了那些想要得到低成本高质量的印刷服务和其他出版服务的出版商的普遍选择。据印艺瞭望公司在发布的市场趋势调查显示，40%的书刊出版商曾经在过去一年中与海外印刷厂有过合作。但是，正如他们所说，出版商必须要具备一双识别合作伙伴的慧眼。全球外包是一把双刃剑，它既有其他生产方式所不能比拟的优势，也存在着一些可怕的陷阱。要想在海外合作中获得成功，出版商和印刷厂应该时刻牢记以下15个原则。
1、寻找一个知名的合作伙伴
对市场进行充分调查，找到最大和最著名的合作伙伴。Allworth Press公司的总裁Crawford建议人们去征求其他出版商的意见。他说：“这是寻找合作伙伴的最佳方式。另外一个办法就是向经销商去征求参考意见。并自己去进行检查。”
2、寻找一个在国内拥有办公室的海外合作伙伴。
C&C胶印公司的总部位于美国俄勒冈州的波特兰，但它主要在中国进行印刷。该公司的经理Charlie Clark认为出版商在寻找合作伙伴的时候，最好选择那些在北美地区设有办公室的公司。他说：“这能减少隐藏在邮件这种沟通方式背后的文化或语言上的差异。”
印度Newgen成像系统公司的业务开发主管Mala Morris警告说：出版商必须要能慧眼识英雄。如果你在美国设有办公室，就要让它赚钱，而不要使其成为消耗公司收入的无底洞。
3、检查它的认证
Clark建议人们去检查一下合作伙伴的质量认证情况，看他们是否通过了ISO 9001、ISO 14001和ISO 18001等标准的认证。对任何一家印刷厂来说，印刷相册、专业指导书籍、小说、圣经和儿童读物等产品的质量肯定是不同的。
Clark说：“第一步应该是去书店，找到你认为质量最好的书刊，看看它们是在哪里印刷的，或者联系这本书的出版商，问问是找谁生产的这本书刊。”
4、考虑一个大型印刷厂
在考虑海外印刷厂的时候，大型印刷厂可能是一个比较安全的选择，小型企业一般都比较新，而且很有可能突然销声匿迹。
利奥纸业集团全球印刷公司的销售和营销副经理Tom Leach说：“小型印刷上的经济实力有限，如果出现了问题，它们也很难解决，在困难的情况下，它们很少能够为你提供帮助。当与小型企业合作的时候，它们的行为守则也是需要你认真考虑的问题。至少要用BS 7799 Certification信息安全认证来考察一下出版商的知识产权能否得到有效保护。”
选择大型印刷厂的缺点是成本高；出版商必须为它们的服务付出更多代价，因为这些印刷厂的管理费用都比较高。
5、像其他企业一样进行谈判
行业专家指出与海外合作伙伴进行谈判的方式与跟美国企业谈判的方式一模一样。Clark说：“当今的合同都比较注重形式和计划。人们应该了解查看账户状态所需要的条件和付款方式。”
Leach建议说：“最好的办法是指出你将为供应商提供多少业务，并且让供应商来决定最终的价格。”他同时建议出版商不要过分夸大将来的产量，一个较为有效的谈判手段就是对将来的业务量打一个折扣。
6、获得你想要的服务
在与海外供应商合作的过程中，Crawford发现不同档次的服务能帮助人们打开不同档次的市场。他说：“举例来说，当我们向一个供应商进行抱怨并威胁说要中止与他们的合作时，它们往往就会为我们提供更好水平和更有效的服务。”
7、做好延期交货的准备和相应计划
很多因素都会造成生产的延期，从印刷机的故障到运输的延误或客户的拖延等都有可能造成印刷工期的延误。为了避免出现这样的问题，出版商应该制定出相应的措施。
Leach说：“国内的供应商有能力对生产计划进行灵活安排，因此不用面对安全风险和与车船有关的问题。”
8、不与第三方合作
无论是否有可能，都要直接与印刷厂沟通。避免通过中间人与印刷厂合作，因为第三方的介入会使谈判过程变得更加复杂。
9、知道到哪里去寻找材料
你所需要的封面纸能否在欧洲或亚洲找到？为了避免材料供应上的缺口，应该一开始就与印刷行进行充分沟通，并在设计或询价之前索要印刷样张。Clark说：“如果你有时间的话，就有可能找到特殊的产品。”
10、让海外印刷厂提供增值服务
出版商只要选定海外印刷厂，就应该让这些印刷厂帮他们把所有的后续服务外包出去，例如：把CD或儿童读物的手工插页的印刷工作外包出去。
Leach说：“在中国进口或出口货物是一件非常复杂的事情。大多数知名的印刷企业都不会花较大的成本进行境外采购。它们都想努力收回每一个活件的运输成本和预付款。要知道它们不可能在两到三个月内得到出版社的付款。”
11、签署法律合同，避免潜在问题
当把活件外包给海外印刷厂的时候，经常会出现软件、数据库、设计和其他产品的知识产权问题。为了避免这些麻烦的困扰，必须要检查合同的条款，明确规定出你应得的回报和违约的代价。
一旦出现问题，专家建议出版商要像解决在美国出现的问题一样去解决它。虽然法律诉讼比较少见，但专家认为它并不是主要问题，一旦进入诉讼程序，它的过程可能会拖得很长。
Leach说：“如果双方的合作关系已经恶化到提请诉讼的程度，那么就很难办了，因为你要接受国际法的判决。”
12、为海外印刷选择合适的项目
很多四色印刷项目都比较适合进行海外印刷。Leach建议出版商最好不要把彩色封面的印刷工作外包出去，而把单色的文字的印刷工作和装订工作留在国内做。
Crawford还对排版工作的外包提出了自己的意见，特别是对于说英语的国家。他说尽量避免把书刊的设计和编辑工作外包出去，例如：内容编辑、拷贝编辑、打样或做索引。
Clark表示自己几乎对每一个外包出去的活件都进行了调查，从按需印刷的书刊到短版小册子等，但是只有长版活件外包的经济效益最有吸引力。
13、做好出现意外情况的心理准备
当与海外供应商合作的时候，语言、文化和企业文化的差异都有可能为出版商设置障碍。Crawford说：“对意想不到的事情保持时刻的警惕。如果出版社熟悉供应商的假期安排，就能避免很多问题的出现，如果印刷厂在国家法假期里休假，那你就别想让它们按时交货了。”
14、沟通、沟通再沟通
拥有25年工作经验的Clark重点强调了沟通在成功的合作关系中的重要性。出版商应该在活件的印前处理过程中讨论所需要的材料、时间安排、工期和运输等问题、版权问题（特别是CD）、装订形式和材料问题等，并征集可以利用的创意和保证生产的顺利进行。
15、保持密切接触
你能否在印刷厂的时间约束下工作?定期举行电话会议，并与每一个人进行交流，了解他们的最新动态。
此外，当把活件外包给海外公司的时候，不要忘记“沉默是金”并不适用于这个领域。Morris说：“沉默通常意味着有些事情做错了。”
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客户世界
这家伙很懒，什么都没写！
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