呼叫中心排班三步走之现场管理篇

客户世界 | 2015年7月12日 | 行业要闻 | 评论已关闭 | 1769

客户世界|杨彦阳|2008-08-11

呼叫中心排班三步走之现场管理篇

――提高现场管理水平

作者：杨彦阳 | 来源：客户世界 | 2008-08-11

前面我们谈过了如何进行话务预测，如何根据预测话务量进行人力安排，接下来，为使班表落到实处，必须进行有效的现场管理。现场管理，一方面要解决遵时问题，监督座席按照排定的班表、班次活动工作；另外，还要随时监控话务量的变化，在出现话务异动时及时响应。

遵时管理

为什么要管理遵时

呼叫中心最直观的指标就是服务水平，这是大多数呼叫中心人力安排的基础，只有座席员按时上班、按照设定的班次、班次活动进行工作，才能达到预定的服务目标。根据Erlang法则，座席数的减少与服务目标下降并非线性关系，而是近指数关系。

看上表的这个例子，36个座席工作时，服务水平保持在91.7%，非常好，比80％的服务目标高出了11个百分点，如果少一个座席，比如说抽烟去了，服务水平下降还不是很多，仍有87.5%。这时候，又有两个座席说，服务水平还不错，一块儿抽支烟去，结果呢，服务水平降了多少?73%。这就是呼叫中心的关键少数法则：服务水平并不取决于大多数兢兢业业工作的座席，而是取决于少数不遵时的座席，由此可见遵时管理的重要性。

如何管理遵时

在没有排班系统的时代，遵时管理基本上是依靠班长的走动管理。班长和座席一起上下班，每天坐到工位上，看到座席都按时上班，戴上耳机，很好，偶尔班长站起来，四处巡视一圈，大家都在工作，有接电话的，有话后处理的。但是，依靠班长一个人的走动，是不可能很好的管理遵时的。偶尔会有这样的座席，班长站起来，马上login，班长一坐下，logout，休息一会。另外，班长也需要接电话、需要进行督导，也没有那么多的时间去监督遵时。

借助排班系统，则可以把班长从这种烦人的工作中解脱出来。

如图，通过与PBX、CTI系统的接口，排班系统获取座席的实时状态信息，如登录、接听、话后处理、登出等，并以不同的颜色进行表示，与计划的班次安排进行比对，从而监控到座席的遵时例外（非遵时）。通过这种方式，座席的实时状态变化能够及时的得到监控，便于管理人员精确的监控遵时，同时，也把班长从遵时管理中部分解脱出来。

遵时管理中要考虑的几个因素

按照呼叫中心的管理要求，要为遵时设置必要的容忍度。比如，座席安排在8：00开始上班，一般迟到5分钟之内是允许的，再者，座席也不可能正好在系统时间8：00登录系统，因此，在遵时管理中，要为类似活动设置容忍度。如上例，座席从7：55到8：05开始工作都认为遵时，即设置5分钟的容忍度。

其次，要考虑不同活动间的映射。什么叫映射呢，举个简单的例子：座席计划在8：00-10：00间接听电话，而实际流程要求座席在接听电话后进行话务处理；话后处理完成后，座席处于等待电话状态，话后处理、等待电话这两种状态不能认为是不遵时吧。因此，要把实际活动和计划活动进行映射，确保遵时监控反映座席实际工作状态并满足公司的管理要求。

考虑了上述两点，可以滤除大量的遵时例外杂波，得到准确的遵时状态。但遵时不仅是管理层关注的，同时也是座席所关注的，遵时好坏会直接影响他们的质检评分，因此，遵时监控还必须考虑公平性。座席在日常工作中，除了接听电话、收发邮件等在线，偶尔还会做一些临时安排的事务性工作。比如，座席陶维被临时安排9：30－10：00陪同领导参观呼叫中心，排班系统通过PBX得到的状态肯定是离线，也就是会产生一个遵时例外。由于类似因素影响座席的遵时统计，影响质检评分，肯定是不公平的。在遵时管理中，必须对这种情形进行授权，把遵时例外纠正为遵时，才能得到合理的遵时统计。

话务监控

呼叫中心是一个随机系统，我们无法预知用户什么时候会打电话进来，即便根据历史统计数据尽可能准确的做了话务预测，也不可避免的会与实际话务有差别，甚至是很大的差别。举个例子来说，假如由于网络问题，用户无法完成网上交易，呼叫中心话务量马上会出现大幅的增加。针对这些话务异动，如何处理，这也是现场监控必须面临的问题。

实时监控话务

要进行管理，首先要进行监控，通常情况下，我们监控的目的是要实际值与预测值在一个允许的偏差之内，比如10％，一旦超出这个偏差，就要进行现场干预了。

话务异常的处理

服务水平=SL（座席数，服务目标基准时长，通话量，服务时长）

服务水平与通话量、服务时呈反向关系，与座席数目呈正向关系。为维持目标水平，当通话量、处理时长增加时，就需要增加座席，反之，座席数目则可以适当减少。

如果话务量突然增大，产生了异动，毫无疑问，肯定是有突发事件产生，或者是业务部门最近做促销活动了，有促销活动怎么也不通知我们啊！没办法，赶紧增加座席吧。如果服务时长突然增大，十有八九安排了很多的新座席，为了维持服务水平，也要增加座席。那么，如何增加座席呢？排班员不可能要求没有排班的座席马上到场，因此，调整手段非常有限。常用的办法有两种，一是候补人员临时接听电话，现场管理人员这时候就要承担救火队员的角色了，赶紧来接电话，别让服务水平掉的太多；第二种办法就是加班，需要紧急通知临近下班的座席，为了服务水平，先牺牲一下，今天要加班半小时。这种应急处理，能一定程度的挽救服务水平，但之后，排班员紧接着要分析产生异动的原因，是由于有促销活动？还是有突发事件产生？这些事件是否会影响明天、下周的话务？如果是，排班员就要对班表及时进行重排了，总不能天天都这样救火吧。

反之，话务量也可能突然降低，这种时候，座席数目就显得太多了。通常，呼叫中心对这种情形基本是不做处理，反正服务水平更高了，何乐而不为呢。但是，为实现呼叫中心的精细化管理，我们也可以做一些调整。比如，可以临时安排一些培训；也可以安排一些座席提前下班，从而把加班造成的工时超长弥补回来。

由于现场管理的手段非常有限，这是目前呼叫中心排班中比较薄弱的环节，但绝对是管理中最重要的环节。如何做好现场管理，是困扰呼叫中心管理人员的一个难题。如果大家有好的经验和建议，欢迎随时与笔者讨论、分享。

本文应“客户世界”邀约专门撰写，作者为上海宝东信息技术有限公司高级咨询顾问。