开好会是一个技术活儿

客户世界 | 2020年7月17日 | 客世原创 | 评论已关闭 | 1516

小A：“班长，今天又双叒叕要开会了吗？”

小B：“每天都有这样那样的会，会议时间好长啊！”

小C：“每次开会都不知道讲了些什么，说了那么多，开完就忘了。”

小D：“会上说了要落实跟进的那些事情，怎么后来都没动静了呢？”

会议主要是进行信息的汇总和交流，它是一种普遍的社会现象，上至国家下到公司，几乎有组织的地方都会有会议，客户中心是人员密集行业，开会的事情每天都少不了，每每遇到开会总是听到上面这样的对话和抱怨。开会是一种沟通，是上级了解下属工作进度或协商、解决难题的方式，会议的主要目的就是充分整合参会人的智力资源以达成共识和解决问题，但有时由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。

会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定程序进行的活动，要做到会而有议、议而有决、决而有行，否则就会变成闲聊和议论。开好会是一门技术活儿，如果不懂得工具的使用、“课外作业”准备不足的话就会使会议变成低效会议。参会人花了很多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也会造成工作效率低下。那么，如何在会议中有效地解决问题，是“高效会议管理”的关键。

企业的会议是根据其运营管理需要设置的，大多包含：一是会议和会议之间存在着某种关系，如业务会与交流会、周例会与经营会、专题会与决策会等，会议安排与管理流程、战略决策、业务决策相互结合，形成企业有规律的运营节奏，在恰当的时间节点解决企业面临的实际问题。二是组成会议体系的单个会议是否有效。

单个会议是否有效，是整体会议是否有效的基础。通常召开会议大多数情况下是因为需要多人共同决策或决定某些事项、解决某些问题而引发的集体商议和沟通（图1）。

图1：会议是一个观点汇聚的过程

决定单个会议是否有效有很多因素，如，会前准备、会议的组织、会议时间的安排、会议结果的贯彻执行等等。如果把原本计划两个小时的会议，压缩到1个小时，我们要如何提高会议效率呢？回忆一下你们亲身经历的会议，单个的会议是由众多参会者，在有限的会议时间内，思想碰撞和集思广益的过程。根据会议特点，科学合理地设计会议流程，避免参会人产生思维对抗和过分冲突。

在这里，我们不妨尝试使用六顶思考帽的工具，思考一下如何提高会议效率，利用平行思维来进行会议管理创新。

一、六顶思考帽

六顶思考帽，是“创新思维学之父”英国学者爱德华•德•博诺（Edward de Bono）博士开发的一种思维训练模式，是一个全面思考问题的模型。六顶思考帽指的是六种基本思维功能，这六种功能可用六顶颜色的帽子来做比喻。它是提供“平行思维”的工具，可以有效地避免将时间浪费在互相争执上。运用博诺博士的六顶思考帽，可以使混乱的思考变得更清晰，它提供了一个全面看问题的思维框架。

图2：六顶思考帽所代表的特质

六顶思考帽从六个不同的角度思考问题（图2）。这种思维的精髓在于“分离思维”和“平行思考”，“分离思维”是把大脑中的千头万绪从六个维度分离开；而“平行思考”则是把思考的内容划成几条平行线，它们互不相交。

白色思考帽：中立而客观的白色，提醒在讨论问题前检察数字和事实，用事实和数据支持一种观点。

红色思考帽：热烈的红色，提醒在讨论中考虑人的感情因素，舒发情绪，表达感觉，利用直觉和预感。

黄色思考帽：阳光、乐观的黄色，提醒从正面思考问题，发现问题的价值点、利益和希望。

黑色思考帽：严肃、阴沉的黑色，提醒以谨慎的方式思考问题，发现潜在的风险、缺点，进行评估和判断。

绿色思考帽：生机勃勃的绿色，提醒努力产生创意和新的想法，提出创造性的建议和思路。

蓝色思考帽：冷静的蓝色，提醒控制讨论的过程，使用不同的思考帽达成讨论的目标。

二、六顶思考帽与会议之间有哪些关系

研究表明，从个人思维模式角度，运用六顶思考帽可以缩短会议中讨论或是争执的时间。

（一）白帽和会议：白帽思维含有一种有效获取信息的技巧。“白帽”提供单纯信息的途径和方式，排除了预感、直觉、由经验而来的断定、感情，印象和意见。在会议讨论时的白帽思维，参会者中立的提供和议题、决策相关的数据和客观事实，让他人获取信息。对于参会者来说，建议将白帽思维形成一种习惯，每个参会者都有义务提供正确客观的会议素材信息。

（二）红帽和会议：红帽思维代表情绪上的感觉、直觉和预感，在会议讨论时，将会使参会者发表代表个人感情色彩的观点，或是凭直觉而不是事实发表言论。因此，对于参会者来说，要正确的认识和运用直觉与情绪，避免过度使用红帽思维。

（三）黑帽和会议：黑帽思维考虑的是事物的负面因素，它专注缺陷，找到问题所在，是一种强势思维。在做决定之前，我们不得不对风险和潜在的问题做思考，然而有的风险仅凭直觉很难一眼发现，但只要多努力一点就会找到。这种努力就是黑色思考帽所能做到。

（四）黄帽和会议：黄帽思维包含希望与正面思想，积极寻找事物的闪光点。在会议讨论中，参会者发表探求事务优点的观点，把注意力集中到发现价值、好处和利益方面，尤其是在别人不容易寻找出价值的地方。黄色思考帽可以让我们学会使用它寻找到机遇和积极的方面，特别是在遇到问题和困难时要学会使用黄色思考帽来思考。

（五）绿帽和会议：绿帽思维代表创造力，产生新的想法和新的看待事物的方式。在会议讨论中，参会者发表出自己新的想法、建议和假设，提出自己的独道观点，专注于想点子，寻找解决办法。

（六）蓝帽和会议：蓝帽思维代表思维过程的控制与组织，它可以控制其他思维。在会议中，一定会有一个会议组织者，这个人通常扮演的是蓝帽思维的角色，引导参会者的发言和讨论。

三、运用六顶思考帽提高单个会议效率

影响会议效率的因素较多，提高会议效率的策略也多，每一个会议环节都有很多影响会议效率的关键因素。不过，从参会者思维方式的角度来思考会议效率，也是一种提高会议效率的方法。

（一）提供统一的思考框架

六种思维方式归纳了人们思维方式的所有方面。组织一次会议的目的，就是要聚集一部分人，解决特定的问题。六顶思考帽给若干不同的参会者，提供了一个思考和解决问题的统一思考的框架，在这个框架下按照特定的程序进行思考，从而提高沟通效能、降低会议成本。

（二）蓝帽思维主导下的高效会议

在会议中，通常情况下需要一个会议主持人来组织协调会议，引导所有参会者，在统一的思维框架下，思考和解决问题。在会议的进行过程中，蓝帽思维的会议角色一般是会议主持人或者是此次会议的核心人物，这个人将引导整个会议按照既定的议题进行，组织讨论产生结论。

（三）变对抗思维为相互理解的平行思维方式

在会议进行中，每个参会者发言所折射的思维方式都可以归纳为六种思维方式的一种。组织一次会议，通常是协调一个企业中不同部门的人，解决一个涉及到多方利益的不太容易解决的问题，甚至是解决互相之间利益冲突的难题。六顶思考帽，提供了一种变对抗思维为平行的思维方式，围绕创新，旨在解决问题的宗旨下，一起探讨问题的解决。

（四）几种不同思维方式的重复和交替运用

参会者在发言时，可以多次的重复或交替的运用六种思维方式讨论问题。在讨论和思考问题时，没有特定的使用顺序，可以根据需要灵活运用。例如，我们在对某个事件或者某个人作评价时，可能会用到的思维方式的顺序为：优点——缺点——综合优缺点的综合评价。发言者可以是白帽、红帽、黑帽、黄帽和绿帽思维方式的任意一种，所有人都在同一个互相理解的平行思维方式中，共同思考同一个问题，这种思维方式极大的提高会议效率。六顶思考帽采用了“平行思考”，在同一时间让大家“戴上”同一顶思考帽，朝同一方向去看问题，进行“平行”的探讨，形成了合力。

会议中当事人往往将自己的观点和自我相结合，维护自己的观点，批评别人的观点，同时，发言人的身份和地位也会误导与会者对其观点的评价。运用思考工具，从提高单个会议效率入手，对企业整个会议体系的效率进行拉动提升，使混乱的思考变得清晰，让无意义的争论变成集思广益的创造！

作者：周四维；单位为中移在线服务有限公司重庆分公司；

本文刊载于《客户世界》2020年7月刊。