在信息爆炸的互联网时代重新审视效率

邮件虽已诞生多年，但依然是企业管理中最常使用的工具之一，企业发布文件、制度、通知、活动等均通过邮件方式传递信息，然而邮件的使用也存在一些弊端：

邮件量大：员工每天都会查看若干封邮件，这其中包括大量与自身工作无关的邮件，因怕漏看重要信息而不得不花费大量时间查阅。企业应通过合理的管理方式为员工邮箱减负，降低员工邮箱里的邮件数量。企业还应规范邮件内容，比如只发相关人员而不是经常发些

全员性通知邮件或各种抄送邮件。

表大于里：常常看到邮件过于注重展现的形式而不能有效突出内容重点，例如企业中常会出现简单的通知却用长篇大论来展示，甚至会用到大量图片。如企业促销活动通知，如果用表格的形式展现会更加直观、明晰，但企业却往往采用长篇幅的文字介绍以至于员工忽略了活动重点，如此耗费大量工作时间，延缓了工作节奏。

以上两点都会造成员工效率降低，员工用大量时间去查看无用或重复性信息，更严重的是当事人发完邮件，潜意识认为对方已知晓便进行后续操作，但对方可能并不能及时查阅邮件，由于沟通延迟或不畅往往引发问题，造成工作返工、工作效率降低，严重的可能会为企业带来损失，因此邮件发送完成应及时告知或提醒对方进行查阅并反馈处理意见。邮件只是辅助交流的工具，虽提供便利，但不能完全依赖，作为企业管理者应时常保持与员工交流互动，注重反馈，不能只作单向的信息传递。

微信让沟通变得简单快捷，让距离不再遥远，随着受众的扩大和微信功能的增强，微信

已成为生活中不可或缺的一部分。在工作中，微信也正扮演着越来越重要的角色。员工每天生活在各种虚拟的微信群中：公司大群、部门群、组内群、高管群、经理群、主管群……这还不算生活中的家庭群、爱好群、同学群，如此之多的群组让人感到疲惫，也给工作带来一些负面影响：

信息丢失：每个人的时间和精力都是有限的，庞大的微信群组会产生巨大的信息量，但80%以上的信息都会被忽略，很多重要的、有价值的信息会与我们擦肩而过。企业管理中时常会听到：“我给你发微信你没看到吗？”或“我在群里通知的事情怎么没有人回复？”其实并不是员工们不想回复，而是因为微信群组的信息量已超过员工承载力，以至于员工会重点关注几个群组，其他的群组几乎不关注，所以很多微信群明明是500人的满群状态，但却变成只有几个人活跃的群组。

一个普通员工都置身于如此之多的群中，中层管理者和高管们的微信群只会更多，企业如果经常通过微信传达重要的战略信息或指派任务是否会出现突然发现某项任务当时没有察觉、待看到时便急忙糊弄了事的情况？或当上级领导询问时候才发现自己还没有来得及看

群信息的情景？

信息庞杂：微信群提供给我们的信息除了庞大外就是非常杂，群内往往会由各行各业、各种层级、各个地域的人汇集在一起，虽能增长学识，但毕竟是群内交流而非专业授课，所以往往学到的是一些浅显杂乱的知识。微信群更多是交流群，氛围活跃是大家七嘴八舌什

么都聊，不活跃的会是几个人的舞台。这仅仅是一个群，要是几十个上百个微信群会产生更庞大而杂乱的信息，让我们什么都仿佛懂点儿，但深层的东西仍旧是缺失的，吸收得再多，个人价值也不会有质的提升。

以前我认为加入的微信群越多越好，不但拓宽了人脉，还能和大咖们学到东西，但随着微信群越来越多，手机异常卡顿并且时常发热，重要的是经常因查看杂乱信息而丢失重要信息，导致工作效率出现下滑，而且倍感筋疲力尽，现已退去很多微信群，只保留个别学习质量群组用于不断充电。

如果我们再不针对微信进行管理，无论是工作还是生活，效率都难以保证，况且生活不只有微信，微信之外还有书籍、杂志、活动和朋友，微信只不过是串联他们的一个工具而已，但很多人已经痴迷其中，朋友圈、交友聊天、微商购物已占据了他们大量的时间。

员工工作效率下降是很多企业都头疼的问题，管理层应反思企业是否建立的微信群太多了，导致员工已没有精力关注，可否将一些无用的群聊剔除，节省员工的时间和精力，并引导他们关注重要的信息。

企业管理者常常让自己置身高阁，仿佛办公室才是他们思考企业管理的上佳之地，外面的一切与自己无关。员工与管理者虽一墙之隔却老死不相往来，如此团队效率一定不会很高。相信大家都听说过沟通漏斗，两个人相互交流的信息中仅仅20%的信息能够被吸收，80%的信息会悄然流逝。同理，管理者信息的间接传达也会面临大量的损失或失真，沟通不畅的团队是不会有高效率的。

置身高阁还会造成中层一手遮天、基层怒不敢言，因为凡事均靠中层传达，除信息丢失外还会让中层的权利无限放大，对于基层员工而言中层就已经是天了，由于接触不到高层管理者，受到不公正的待遇或对企业、对中层有意见的时候企业无任何有效的反馈机制，最终的结果就是员工消极怠工或人才流失。

高效团队的管理者一定是一位时刻关怀员工并听取员工意见的管理者，绝不是用一堵墙堵住员工心声与希望的管理者。只有对团队成员了解、资源熟悉才能运筹帷幄决胜千里，企业应建设反馈机制并配以相应的保密保护机制，让员工敢于提出对企业、对管理者的意见或建议，员工才能不断促进企业发展，企业才能不断改进短板并提升员工和组织的效率。

企业内部部门之间的矛盾是企业效率不佳的重要原因之一，部门间的不理解、相互指责、推诿等事情都会极大阻碍整体效率的提升。比如网站出现bug造成顾客大量投诉时客服团队会指责技术水平太差，总是出现类似问题，客户也不依不饶。当客户因此而流失时，销售部会说销售如此困难技术却不思改进，但其实他们不知道技术部已经做了很多次测试甚至加班加点在调整系统。如果部门间相互理解和支持，共同寻找解决方案，就会出现这样一种场景，客服部努力安抚客户，督促技术尽快修复系统，并为其加油鼓劲儿；销售部会为客户买些小礼品，挽回失去的客户，告诉技术大家一起努力。这样的氛围会让企业效率得到有效提升，使企业的责任感和使命感倍增，降低内部消耗，增加团队鼓励和合作。

每个团队都有各自的小算盘，但能否顾全大局，则体现了中层管理者的高度和眼界。

信息爆炸的互联网时代如何提高学习效率、工作效率、组织效率，这不仅是组织也是每个人都必须思考的问题。笔者认为效率其实就是有效过滤信息，无论学习还是工作，使自己获得有效的信息并配以良好的工作习惯才能提升效率。企业管理者应走出办公室聆听员工心声、减少批评频率，再辅以部门高度协作，定将打造出高效率的团队。

本文刊载于《客户世界》2017年3月刊文章；原文作者为王明；作者单位为国美在线客服中心。

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