企业人力资源外包的风险防范

客户世界 | 2015年7月12日 | 行业要闻 | 评论已关闭 | 1125

|张灏龙|2006-05-18

当前，人力资源外包已经占全球外包市场总量的30%左右，据专业机构预测，到2008年全球人力资源外包市场规模将达到800亿美金。在国内，众多企业也正在经历由传统的人事管理向现代人力资源管理转变的过程，在这个过程中，将人力资源的部分业务外包，也成为了很多企业的选择。选择人力资源外包，不但可以利用服务机构的专业优势在较短时期内提高企业内部人力资源管理水平，更重要的是可以提高管理效率，降低管理成本，使企业专注于自己的核心业务。

　　但是，对于国内多数企业来讲，外包还是一个新生事物，特别是目前国内缺乏针对外包服务质量及价格的规范和标准，服务机构水平良莠不齐，在这种情况下，如何规避在外包项目实施前、中、后可能产生的各种风险，保证人力资源外包项目实施的效果，就成为任何正在进行或有计划进行人力资源外包的企业都必须深入思考的一个问题。

　　人力资源外包风险，大体可以分为两个类型。一类是外包项目的效果。企业投入了人力、物力、时间，如果不能够达到预期的效果，不但会造成资源的浪费，更重要的是可能因为错过时机丧失获取竞争优势的机会；另一类风险就是在外包项目过程中可能引发的对企业经营的负面影响，如造成企业自身人力资源管理能力薄弱，以及企业信息外泄等。具体来讲，人力资源外包风险来自于以下几个方面：

　　一，外包服务机构的选择。目前国内市场上人力资源外包服务商的数目众多，由于行业进入门坎低，人力资源管理咨询公司、猎头公司等如雨后春笋般涌现。但是这些机构的水平参差不齐，既有世界顶级服务提供商也有一个人一台电脑的独立顾问，由于行业存在信息不对称，企业很难对服务商的背景、资质准确了解，而真实的水平往往在过程中才能被准确评估。人力资源外包服务的质量和效果与服务提供商的优劣有直接关系，因此服务商选择的决策风险不可忽视。笔者在一个客户企业曾经听到过这样的失败案例：该公司在进行人力资源薪酬、考核方案设计外包时选择了当地号称最有实力的人力资源管理咨询公司。但是在项目还未有任何成果时项目组突然解散，企业不得不重新选择咨询公司。后来了解到该咨询公司的实际资质与对外宣传极不相符，对方进驻的三名顾问中有两名是刚刚招聘的毕业生，其中一名离职后公司再无人员补充进来，项目经理自身的业务素质又不足无法继续项目，造成项目失败。

　　二，企业自身与外包服务的适应。这里所讲的适应，是指企业与外包服务本身及外包服务商的适应。许多关于人力资源外包风险的研究都把这种适应归结为企业文化问题，即服务提供商是否能够深刻理解、适应企业文化的特点，并对服务进行相应的客户化。实际上这种适应还应当包括企业对外包服务本身的适应，比如现有的组织机构设置、制度、相关人力资源流程、企业执行力等是否能够保证外包服务的效果，因为外包的成果最终还是要通过企业自身的应用和实施发挥效用。

　　在实际的人力资源服务外包中，这种双方的适应磨合是普遍存在的，而适应的程度对服务的效果有很大影响。例如，某大型国有企业在对人力资源招聘、薪酬考核、职业生涯设计外包方案进行实施时，遇到几个问题：第一，按照设计方案，招聘工作应当从人员的能力素质与岗位要求的匹配程度出发，而国企的背景、人际关系的影响造成在招聘的过程中方案往往无法得到严格执行；第二，薪酬体系的方案设计科学合理，打破了原有的平均主义，但是员工由于多年处于“大锅饭”的体制下，对收入差距的接受程度极小，方案推行的难度很大；第三，职业生涯的设计将企业现有岗位划分了职系，梳理了清晰的晋升通道，但是在实际干部升迁时，由于旧体制的影响，对所谓“资历”以及政工方面的因素过多的考虑使得职系往往被忽视，跨职系升迁调动十分普遍。这些问题使得设计方案的实施效果大打折扣，原因就是企业自身还没有准备好项目实施的平台，而设计方案本身对企业现状的考虑也存在不足。

　　三，信息安全。企业在外包合作过程中必须向服务商披露大量信息，例如，企业战略、经营方案、经营指标、人员结构、人力资源管理现状，特别是在一些项目中，如人力资源规划等，也往往会涉及到人力资源以外的如市场、技术等方面的信息。虽然目前国内的服务机构在合作时都会与企业签订保密协议，提供了一定程度的信息安全保障，但是由于在我国，目前尚无完善的法律法规去规范外包行业的运作，一些运作不规范的外包商有可能泄露企业经营管理方面的机密信息，特别是如果出现外包商因经营不善而倒闭，那么企业的合法权益将得不到保护。如何在保证服务商为外包服务的顺利开展获得足够企业信息的同时，保护企业信息安全也是外包的过程中必须妥善处理的问题。

　　四，外包与自身人力资源管理职能的关系。企业选择人力资源外包，就然会产生企业对自身人力资源职能的定位问题，这里包含了两层含义：

　　1. 如何应对企业自身人力资源职能边缘化。随着人力资源外包在国内的不断发展，外包服务的内容已经逐渐涵盖了人力资源的主要职能，从简单的档案管理、薪酬福利发放到具有战略意义的人员招聘、人力资源规划。在这种趋势下，选择进行外包的企业自身的人力资源管理人员从实际工作中获得的经验、知识、技能可能会越来越少，企业可能也就随之产生对外包的依赖性，逐渐使自身的人力资源管理能力削弱，久而久之造成对外包服务的评估能力下降或者无法准确认识企业不断变化的人力资源需求，而且一旦与外包机构的合作终止或出现问题，将给企业带来管理风险。

　　2. 如何为人力资源管理者定位。随着人力资源外包的不断普及发展，很多人力资源从业者都产生了一种担忧，就是随着人力资源职能外包的范围越来越大，企业内部人力资源管理者的责权是否逐渐被削弱而最终使人力资源部失去存在的意义。这种人力资源管理者自身的潜在风险实际上也会给企业带来风险，即原有的人力资源部门在定位模糊的情况下很容易产生人员流失。

　　由此可见，人力资源外包决不简单是将一些职能“扔”给服务机构而高枕无忧，在外包的决策、实施各个环节中，都有可能发生对外包项目本身，对企业人力资源管理乃至对于整个企业经营造成消极影响的风险因素，企业不但需要识别这些因素，而且需要制定详细可行的应对方案，这就要求在外包项目的整个过程中，企业内部的参与者，包括高层管理者、项目负责人、人力资源部门等各方承担起相应的职责。具体来讲，企业为了规避人力资源外包可能产生的各类风险，需要注意以下问题：

　　一，选择外包的内容。

　　企业必须明确人力资源管理职能中，哪些是可以外包，而哪些是不适于外包而必须限制在企业内部进行的。这就涉及到对外包的定位问题：人力资源外包一个很重要的作用就是使企业的人力资源管理人员从日常琐碎工作中解放出来，释放更多的时间和精力来从事战略性的工作。试图把人力资源的所有职能，特别是战略性职能全部外包是不现实的，尚且不谈成本问题，这样一是会增大重要经营信息泄露的风险，二是会使人力资源部门陷入无事可做的窘境。理性的做法应当是将事务性的工作，如工资发放、档案管理等外包出去，而将人力资源管理人员的精力更多地投入到具有战略意义的核心职能，如人力资源战略制定、人力资源规划等工作中，即规避了风险，又无形中提升了人力资源部门的地位，减少了人力资源管理人员在外包过程中的危机感。

　　另外，外包内容应当根据企业自身的实际情况进行选择，如企业自身在规模、性质、文化、制度等方面确实没有对一些职能进行外包的可能和必要，切忌迷信或者跟风，应当从企业实际出发，选择最适宜、最有效果的内容进行外包。

　　二，做好外包之前的准备。

　　在进行外包之前，特别是如薪酬考核方案、人力资源制度设计等要求人力资源管理变革的外包项目之前，企业应当做好几方面的准备：首先，应当做好对员工的宣贯工作，营造变革的气氛，保证服务实施的效果；其次要在内部管理流程方面进行优化，为外包服务的实施搭建顺畅的通道。这就要求企业高层管理人员在进行外包的决策之后，做好内部的功课，完善内部管理，转变人员思想观念，从领导者的层面保障服务的顺利实施。

　　三，选择外包服务商。

　　对服务商的选择，除了价格外，应当从公司实力、客户群体、专业背景、客户口碑等方面综合了解，针对所要进行外包的内容，选择专业可靠的服务商。特别是客户口碑，作为在传统的信息渠道的补充非常有帮助：通过曾与服务商合作过的客户的反映，可以更加客观地了解该服务商的水平资质。企业的项目负责人(通常是人力资源部专人负责)必须在服务机构调研、选择时考虑周全，尽量选择实力雄厚、公司历史较长、有丰富的本行业企业服务经验、在合作的内容上具有专长、以及客户评价良好的服务商。

　　在与服务商签订合同时，也要特别注意考虑来自服务商方面的风险问题，在外包项目预期效果、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款应当明确详细。

　　四，明确人力资源部门在外包过程中的职责和定位，保证过程的参与和监控。。

　　虽然外包可以把人力资源部门从日常事务中解放出来，但是企业人力资源管理人员在外包过程中的参与和监控也决不可以忽视。不断的参与，可以保持和提升企业自身的人力资源管理能力，使人力资源管理者从外部专业机构的交流中提高自身的业务水平，避免人力资源职能的边缘化，同时更好的行使其战略方面的职责，而且这种学习的机会也可以提高人力资源部门员工满意度，减少人员流失。更重要的是，作为与外包服务机构接触最为密切频繁的部门，人力资源要承担起对服务的监控和评估职能。要建立起服务商的评估机制，在过程中不断地进行评审、反馈和沟通；同时由于大多数信息资料都是由人力资源部披露给服务商，在信息安全的保障方面，人力资源部门应当与相关部门进行协作，建立起文件管理和信息安全保障机制，避免机密信息的外泄。

　　总之，人力资源外包本质上虽然是把繁琐复杂的工作交给服务机构处理，从某种程度上减轻了企业管理者及人力资源部门的负担，但是要保证服务的效果并且规避服务过程中的风险，需要进行充分的计划、准备工作，并且要求企业管理者、人力资源部门及全体员工在外包的前、中、后期承担起相应的责任。当然，随着人力资源外包服务行业在国内的发展，规范程度的提高和企业对外包服务的理解认识的不断加深，文中提到的一些风险将会随之减弱，企业应对风险的能力也会逐渐加强，人力资源外包服务的积极效用将会进一步显现。

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