走出数据管理四大误区 更好的管理您的信息
||2009-09-28
根据IDC的数据显示，在2008年，创建的信息总数超过了硬盘驱动器、磁带、CD、DVD和固态存储设备有史以来创建的可用空间的总额。同时，还伴随着数据法规的爆炸性增长，这些主要是由于电子发现(e-discovery)的要求，以及民事诉讼程序的修订而扩展的。
由于缺乏对法规和IT之间法律义务的认识和沟通，导致公司一直沿着“节省所有”的方向走。甚至数据量成倍增长，70%的公司没有对信息处理采取措施。结果，数据管理和诉讼费用总数达到了以百万计，甚至上亿，成本控制因此也就变得至关重要。
有一个巨大的机会让企业认识到处理数据的重要性，并可以极大的降低存储成本。在这篇文章中，我们将会揭露一些对数据不做处理的错误行为，让公司重新思考这个问题。
错误1：我们需要保留所有的东西
事实是：没有任何法律规定要保留所有的信息
很多时候，IT给人的印象是他们需要保存所有的东西，因为“法律需要”。事实上，公司没有任何的法律义务来保留每条信息。但是公司的确有保留与他们诉讼相关数据的义务，以及为某种政府机构保存特定记录的义务。但是由于许多公司通过表格和电子邮件来管理这些进程，他们和IT部门缺乏有效沟通的能力，不知道应该保留什么数据。为了法律要求以及与法规相关实施谨慎、集成进程的公司能够更高效的管理数据，并打破了过度保留数据的惯例。
错误2：存储很便宜
事实是：过度保留是昂贵的
存储信息的真正成本远比存储一个千兆字节的成本大很多。保存所有的东西不仅增加了数据管理成本，也增加了电子发现的成本，因为法规不得不筛选大量的数据。在一个单一的诉讼中，一个雇员的数据总成本就高达2万美元。企业存储信息的真正成本比一个千兆字节的成本大很多;它包括管理许多代和类型的数据的成本，IT复杂性的成本以及所有降低公司底线的发现成本。
错误3：没有任何方法得知哪些是垃圾数据
事实是：通过一个系统化方法，IT可以识别并摒弃垃圾
只有两种理由保留和管理数据:它有商业价值或有法律的要求。可以通过相关的工作流程来进行系统化的管理，理解信息的业务价值和追踪的法律义务。同时进行律师和IT人员之间的业务协调——就像CRM系统通过市场、销售和客户服务团队追踪用户身份。它的主要成分是一个现代保留程序。这个保留程序包括业务组、数据源目录或IT政府工作流程的详细目录，以及法规要求的依法保留。通过连接保留目录和企业中合法拥有的数据,可以营造良好的信息管理基础。
错误4：它太难了，而且不能做的很完美
事实是：到明年会更难，相当于今年的两倍——因此，现在就开始吧
转换依法保留和保留管理程序看起来似乎令人生畏，因为它可能要求法规所要求的新应用，保留管理和IT，以及企业中新的沟通程序。但是这对于大企业就是九牛一毛，所以现在就应该改革这些程序。
好消息是你将会发现不少迅速节省的机会，如处理终止员工数据，遗留下来的备份磁带，和废旧的交易系统实例以及他们的数据，清除超过保留期间和不需要保留的的档案文件，日常邮件，磁带回收，消除冗余系统，存储并恢复存储容量。你也会发现分类和自动化更适用这种结构。
那么从哪儿开始呢?首先，IT部门和法律部门必须通力合作开发一种系统化的方法，确保依法保留并保证企业对所保留的信息达成共识。CIO们应该坚持法律部门提供持久的可靠的信息，这些信息主要包括所有法律需要保留活动的资产和雇员以及业务信息详细目录，而非仅仅记录。一旦企业可以预见到把握的数据，他们就可以建造有效的保留计划，最终更好的处理数据。
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客户世界
这家伙很懒，什么都没写！
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