如何有效处理投诉电话

客户世界 | 2018年11月19日 | 2018年, 客世原创 | 评论已关闭 | 2316

“叮铃铃……”我们每天都会在一阵清脆悦耳的铃声中开启一天的工作。作为客服，我们的工作平凡且具有挑战性，虽然呼叫中心设有专门的投诉专岗，但是也要求每位座席都有处理投诉的能。用户拨打任何业务进入要求投诉的，座席都需要快速进行处理，这就要求每位座席都具有极好的沟通能力和极快的应变能力，作为在呼叫中心工作5年的老员工，我总结了以下处理投诉的方法和技能：

沉着稳定

座席最容易被投诉两个字吓到，不是因为害怕用户投诉的内容，而是担心自己在跟用户沟通时惹怒用户，最终导致用户也要投诉接听电话的座席。每位客服人员都有机会接到用户的投诉电话，接到投诉时，一定要沉着冷静，要像对待其他用户一样，一步一步核实清楚用户投诉的原由，切忌慌乱，组织不好语言，这样会给用户带来不好的体验和感受度，让用户感觉座席不够专业，继而不相信我们整个公司团队，给公司带来损失。

急用户之所急

用户来电投诉，一般都是遇到比较着急或者比较生气的事情，我们首先核实用户要投诉的原因，快速找到用户遇到的问题，我们能协助处理的一定要及时告知解决方法，指导用户先解决目前遇到的问题，如果不是我们协助能处理的，也需要告知用户具体解决方案，方便用户第一时间得到处理方法，等用户的问题解决后，再及时处理用户的投诉，核实清楚是在何时何种情况下遇到的不满，导致不满的事情经过要了解清楚，方便我们生成投诉工单，也可以让后期处理投诉的相关人员或者部门及时了解用户的情况，能够在第一时间处理用户的投诉。

态度真诚

用户来电投诉的时候都比较生气，有时候话语可能会出现过激的情况，我们要理解用户的心情，要做到接听电话时态度真诚，让用户感受到我们是真心帮助用户解决问题。最忌讳的是用户态度不好，我们也表现不真诚，让用户感受不到我们“用心服务，贴心用户”的态度和理念，导致整个事件恶化，比如让用户把投诉内容进行放大，并在言语上刺激座席，最后造成不可控制的局面。俗话说态度决定一切，我们做客服工作的，态度决定我们工作的难易程度，态度真诚，用户的语气也会缓和，最后整通电话也会沟通很顺畅，最终也可以很愉快的挂断电话，用户也会给予好的评价。

提高沟通技巧

俗话说的好：会说的惹人笑，不会说的惹人跳。沟通技巧不只用在生活中，工作中更需要很好的沟通技巧，人与人的交流都是建立在沟通之上的。首先，要积极倾听他人的讲话，倾听过程中不要打断对方，让用户把心中的不满和建议都说出来，这样方便后续的沟通交流；其次，沟通过程中要给对方思考的时间，在遇到投诉电话时，我们会给用户说出我们的处理方法，这时需要给对方时间思考，不着急让用户立即同意我们的建议；再次，通话中语言要简练，要让用户能提炼出来我们通话中的重点和关键点，方便用户及时理解我们的意思，避免出现误解情况；最后，要在沟通过程中留出时间，让用户有时间对我们的意见提出质疑。沟通能消除误解，增进对彼此的了解；沟通让我们学会换位思考，相互体谅彼此；沟通能让人敞开心扉，让人变得更加开朗；沟通让我们的生活和工作更加多姿多彩。

作为客服，我们会经常遇到用户来电投诉，只要总结出一定的处理方法，平常心对待，从容应对，就会很好地处理问题，所以要有一颗善于总结的心，也要把总结的方法应用到实践中，不适合的地方及时做出调整，长此以久，每位客服都会找到适合自己的处理投诉的好的方法。

本文刊载于《客户世界》2018年11月刊；作者为李冬丽,作者单位为百望金赋科技有限公司河南分公司。