企业外部培训后勤组织工作细节

客户世界 | 2015年7月12日 | 行业要闻 | 评论已关闭 | 1492

||2005-02-20

与酒店公关部负责人谈培训要求的清单
*培训教室的要求。
*膳食安排。
*酒店可以提供的其他一些服务。
*住宿安排。
*停车位的预留。

其他部门的配合。在大型培训之前，尤其要注意提前一段时间知会相关的后勤部门（如采购培训材料的部门、教材油印等的部门），以便其作好准备。

培训参加人员的接机和送机安排
*　　接机。落实培训参加人员航班号、火车班次、出发时间、到达时间、到达地点、联系电话、同时同地到达人数。与派车负责人统一安排好车辆接机，落实司机名字、联系电话，并将要接送人员的名字和联系电话知会司机。
*　　送机。确定培训参加人员，返程时间、车站或机场地点、联系电话。与派车负责人员商讨，统一安排好车辆送机，同时落实司机名字、联系电话，并知会培训参加人员各自司机的名字和联系电话。

返程订票。
*与酒店方确定酒店内
*是否有票务代理公司；
*是否提供定票服务；
*提供定票服务的部门、电话。
*在报课时间通知培训参加人员，提前到指定地点定票，并将返程时间、出发地点知会培训组织人员。
*如酒店无票务公司，也不提供定票服务，则需要培训组织人员确定外部离酒店最近的机票或火车票定票点及联系电话，并将此信息知会培训参加人员，要求其提前电话预定票。

培训参加人员的住宿安排
*　　事先了解培训参加人员男女人数；
*　　事先了解部分培训参加人员住宿的特殊习惯（如喜欢与谁住、不喜欢与谁住、一定要安排单间等、吸烟与否、打酣等）；
*　　最好事先要求酒店能提前一天将房间号给培训组织人员，培训组织人员根据培训参加人员的性别、住宿特殊习惯、住宿标准等，为培训参加人员统一安排好房号，并将安排好房号的培训人员名单交一份到总台。一般情况下，酒店方不会提前一天提供房号，而是一部分一部分提供。这样，就无法提前为全部培训人员安排好房号，可以先根据现有已确定的房号先给一些有特殊习惯或特殊标准的培训参加人员安排。
*　　要求培训签到负责人统一到总台领取房卡，并交纳象征性押金如100元（防止退房时，受训人员因忘记退房卡，而由公司赔偿；或防止培训参加人员叫他人代为退房，逃避培训费用以外的其他费用。）根据事先安排好的房间号，每签到一人，给一张相应房卡，或要求培训签到人员直接到总台办理签到。
*　　培训参加人员有关房间上网、长途电话、传真、特殊服务事项、用餐时间地点、培训地点、培训日程安排表，须随签到人员签到时一起发放。

培训参加人员的退房安排
*　　事先了解培训参加人员的返程时间。
*　　与酒店商讨，最后退房时间。
*　　提前通知培训参加人员退房时间，如因航班原因，需要钟点房的、或因其他原因住宿需要延长的，提前安排好，知会酒店总台。
*　　退房统一在总台办理。（由于部分房间可能还有其他培训费用以外的费用开支，所以不应该由培训签到人员统一收取退房，同时也最好不要允许培训参加人员叫他人代为退房，逃避培训费用以外的其他费用。

钟点房的开设。
培训中，如有培训时间小于一天且跨越午间的外部培训讲师，需要考虑安排钟点房给其休息；因部分人员的飞机航班较迟，不能准时退房时，需要开设钟点房。

会务组房间。
给所有培训参加人员安排住宿时，应将会务组房间确定，并知会受训人员、培训讲师、酒店人员；培训组织人员住会务组房间；会务组房间的开设，方便受训人员在需要培训后勤服务、请假、询问等时，可以找得到人；会务组房间的开设，也有利于酒店总台、房务中心等有事情时，能及时与会议组织人员联系，同时也方便酒店签单、费用结帐（全部费用挂靠在会务组房间，因酒店管理以房号为中心的特点）。

培训人员膳食安排。
*　　落实早餐券是每晚由服务人员发放到各个房间还是统一随房卡一起发放。
*　　根据培训参加人员的级别或事先预算好的培训人员最大膳食标准，与酒店确定每桌的菜单。菜单的选择中，要充分注意培训参加人员的饮食习惯，并将此信息知会膳房。
*　　确定用餐地点，并现场勘察。
*　　确定每日用餐的签单人姓名（一般应有两名，防止某一签单人缺席时，无人签单）

报课。
在培训中，讲师的授课时间如超过一个休息时间段（根据日程安排），培训组织人员在报课之前必须告诉讲师有关其课程休息时间的安排，要求其注意时间的掌控，如讲师在到点时忘记让学员休息，培训组织人员须用适当的方式（如手势等）给予提醒。如有一些特殊注意事项或需要受训人员配合的相关事项（如填写培训评估表，交讲师交代的作业等），在报课时间通知，以保证培训的顺利进行。

培训安排清单框架
一、　　培训教室
1、　　器材设备要求：
2、　　桌椅数量及摆设要求
3、　　培训室（包括器材）租金
4、　　教室布置要求
5、　　培训期间协助要求

二、　　住宿
1、　　住宿房间要求
2、　　住宿费用
3、　　住宿期间学员要求服务处理
4、　　住宿期间赔偿费用处理
5、　　退房时间安排

三、　　膳食
1、　　用餐费用标准；
2、　　用餐时间；
3、　　用餐地点；
4、　　用餐要求
5、　　菜单
6、　　酒水、饮料供应
7、　　签单人

四、　　其他
1、　　票务中心/商务中心具体位置
2、　　早上、中午mo*r*i*g call；
3、　　培训期间停车位预留

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