如何改善在线会议的运用体验

过去一年，视频通话在某种程度上使我们更加接近。

同事和陌生人通过视频通话可以窥视彼此的工作和生活环境。你一定在汽车、公园、卧室和花园里，都接到过视频电话。所以在线会议在某些方面得到了很大改进。但在线会议在企业、组织活动中的运用效果，却仍然没有改善，甚至还在恶化，例如社区建设、产品发布，培训和教育以及新零售等。

造成这种结果的主要原因包括以下七点：

一、广播地狱：大多数活动的制作人都选择将信息推送给听众，但很少允许与会者相互之间进行交流，或者让与会者与演讲者之间开展互动。制作人经常忘记将聊天框和问答提交系统考虑到整个活动的策划里。对很多活动的参与者来说，聊天框和问答提交系统基本就是摆设，与会者很少会用到它。

二、现场视频演示效果不行：由于灯光原因导致照明效果不佳、音响原因的导致音质不佳、字的大小亮度导致阅读体验不好，会让活动参与者无法像在现场那样参与活动。这导致每个听演讲的人都有一堆改善建议。

三、伪造现场演示：只要你别忘记按播放按钮，预录节目能带来一些好处，它可以降低实时广播失败的风险。但这种伪造现场的演示，也会导致节目缺乏真实性，进而使得节目对观众的影响力下降。

四、交流比较尴尬：在没有专业人士如销售经理的帮助下，与会人员自行进入虚拟演播室，并尝试与其他与会者就预定主题进行像面对面那样的交流，时间很困难的事情。虚拟演播室的与会者更易于在同一个演播室开会、交流。但线下活动那样私人一对一的交流，就很难在虚拟社团活动中复制。

五、虚假的问答：与会者希望看到真实的问题、演讲者的实时反应和诚实的答案。而不是去观看事先排练好的节目。实现准备好的演示会让与会者感觉缺乏实时反馈和真诚的答案。虚拟社团活动中，问答这种互动方式很有意义，但是如果执行不力，与会者仍然会离开。

六、马拉松式的活动：尽管在线会议与会者都很乐意在活动结束后观看相关内容，但与会者并不愿意花费数周时间去参加为期四个星期、每天四小时的会议。

七、时区问题：对于参加欧洲活动的北美地区或超过四个时区的人们，跨越多个时区的活动通常没有意义。但一些活动的组织者常常忘记这一点，去策划一个全球性的在线活动，网络这种形式虽然能解决空间的物理问题，但不能解决人们的时间问题。

调查表明，上述七个问题导致在线组织活动通常拥有很高的注册人数，但实际开展在线会议活动时，与会人数却在不断减少。

调查数据显示，参与度在在线活动的前半小时就会下降33％，在第一小时后下降71％以上。下面有五种策略可以克服这些问题，并改善在线会议：

1、培养直播电视的心态。活动制作人需要将在线会议活动视为直播。注重活动节奏的编排，将会话时间间隔缩小到15到20分钟。比如，短短五分钟的采访就可以打破现场的单调乏味，分解开长达一个小时主题演讲。再加入一些与观众进行现场问答的环节，更可以增加在线活动的参与度和真实性。

2、偶然性环节设计。 现场活动之所以成功，是因为它们可以让参与者拥有发现的乐趣。实地社团活动能让与会者在现场拥有和人见面的能力，以及随机选择自己想要跟人交流的自由。帮助与在线活动的参与者复制这种感觉：在走廊碰到某人并开始对话或转向坐在您旁边的某人分享经验的经历。

3、创造共享的沉浸式体验。将物理上的共享体验纳入议程，从品酒到与名厨共同准备食物，品尝咖啡、品尝巧克力和茶都是很棒的互动。此外，还可以为慈善项目筹款，这也是一项有趣活动。

4、确保注意力集中的时间。在线上活动中发布重大公告，推出新产品和服务即可。不要把虚拟社团活动当作发布100片PPT的内容营销活动，那对参与人来说太无聊了。

5、建立长期的数字社区。成功的现场在线活动可以为创建一个数字社区打下良好的基础，方便直播活动结束后，参与者们能继续保持交流。当然，你要提前准备好预算。

由于疫情的影响，在2020年线上会议和线上虚拟办公已经成为大家广泛接受的一种方式，当你举行各种在线会议时，也一定会遇到本文中所提及的状况。按照本文中的提示，你可以在接下来的办公交流过程中改善自己的线上会议以及办公状况，让人们即便不能见面，也可以通过在线虚拟的方式交出高效的成绩。

注：本文为译者根据资料编译。

作者：王春；为《客户世界》编审；

本文刊载于《客户世界》2020年12月刊。

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