环球企业家：唐骏谈如何组织高效会议

||2009-09-09

从微软中国总裁，到盛大网络总裁，再变身新华都总裁，唐骏成功勾画出一个职业经理人的进化历程。曾经的创业青年，如今已是中国最著名的企业家“辅佐者”。

中西方的会议文化存在非常大的差异，西方人习惯在会议上做出决定，而在中国，很多事情通常几个老板碰一下头就可以下决定了。我在微软的时候经常到美国开会，所谓开会就是由懂行的人来决定，最后由老板来拍板。在会议上要听到员工、一般管理层的意见，如果没有反对意见，老板就当场拍板。

假设五个中国人和五个外国人一起开会，你会发现，只有一个中国人在说话，就是老大在说话；而外国人是五个人都在说话。这样的沟通方式就有问题，沟通就存在不对称。这种现象是中西方文化上的差异造成的。中国企业很多时候从早到晚开会，开得昏天黑地，却形成不了任何决议。效率不高的原因就是十个人开会只有一个人说，如果是这样，那九个人就不要来开会，只有一个人来好了。

微软开会的时候是鼓励你发言，不发言你来开会干什么。在微软的时候，如果你不发言大家就很奇怪，但在中国，你发言就很奇怪，大家会想：老大都没发言你发什么言呢。所以，企业一定要鼓励员工在会议上来发言，谁来鼓励呢，就是企业的领导者。领导者必须来改变这样的企业文化，鼓励员工参与进来。要开好会，就不能只带着耳朵去，要带着资料去。会议上要看到数据，每个部门都要来讲自己的数据、意见是怎么样。在微软，会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做，这样效率就会高很多。

开会并不需要创新，会议的流程完全可以按照固定的模式来做。只要按照这个模式来做，会议就会很简单很高效。在微软的时候，我们开会有个规定：所有的会议时间都不能超过一个小时。

假设我们今天要就市场部的一个方案开讨论会，那么提出议案的人就是会议的协调人，而不是由固定的人如秘书来做协调人，他应该负责人员通知哪些人来参与会议，比如总裁要不要来，相关部门如销售部、技术部的人员要不要来。会议必须由他来主持，他要把这个会议的背景、要做什么事情从头到尾叙述一遍，然后当场征询大家意见，要求各个部门就讨论的议题发表观点。如果讨论完最后大家都认可，这件事情就可以直接决定了，总裁也不需要拍板，只是参与讨论。如果大家对某些环节有争议，在不违反原则的前提下，总裁要直接拍板决定。

会议主持人在最后一定会告诉大家一个结论，接下来的工作应该怎么做。如果今天需要总裁最终拍板，那么今天一定要拍板。如果总裁觉得信息不全面，那么就下次会议再来拍板，但必须保证时间节点。会议会形成执行的时间表，某个时间段以后大家要做什么，工作的结果如何汇总，什么时间再来开会碰头。这样分工明确，效率也会很高。

有些会议议程上没有的话题，在开会的过程中可能会涉及到，但是如果会议决策者觉得很重要，就可以加起来；如果不是很重要，那也可以放一放，减少会议的时间。

会议的决策者必须要有权威。最终决策者的权威是非常重要的，没有决策者的会议都不要开，如果没有做决定就不叫开会，只是大家在会议室里面聊聊天，做做信息沟通。

有了权威，会议过程中出现争议不可怕。会议一定要有争议，有了争议才有意义。有的时候，对于比较有争议的事情，为了会议的有效性，决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断，做出一个决定来。决定错了也没关系，有决定比没决定好。如果主持人没有办法来做这个决定，那他就应该立刻告诉大家，先不要来争议，我们下次再来重新讨论这个话题，不能使会议无休止地争议下去。很多中国公司的会议无休止地争议下去，其实是没有效果的。争议是没有对错的，很多事情其实无非就是多做一点少做一点，付出一点时间为代价。所以决策者在会议里面扮演着非常重要的角色。（采访整理/靳志辉）

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